WBSO-administratie bijhouden: Richtlijnen en tips voor een waterdichte registratie

Een goede WBSO-administratie is essentieel als u gebruikmaakt van de WBSO. Niet alleen tijdens de aanvraag, maar ook gedurende het hele project moet u kunnen aantonen welke speur- en ontwikkelingswerkzaamheden (S&O) zijn uitgevoerd. Bij een controle door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) vormt uw administratie het bewijs dat uw project voldoet aan de voorwaarden. Een sluitende WBSO-registratie bewijst achteraf aan de overheid dat de gemaakte uren en kosten ook echt zijn besteed aan technisch-inhoudelijk innovatiewerk.

In dit artikel leest u welke administratie verplicht is, wanneer u deze moet bijhouden en hoe u uw WBSO-administratie zo inricht dat deze voldoet aan de officiële richtlijnen voor de S&O-administratie van de RVO.

Waarom is een goede WBSO-administratie belangrijk?

De WBSO is gebaseerd op vertrouwen, maar RVO kan achteraf controleren of uw project daadwerkelijk voldoet aan de voorwaarden. Tijdens zo’n controle beoordeelt RVO niet alleen de aanvraag, maar ook of uw administratie voldoende inzicht geeft in de uitgevoerde werkzaamheden.

Kunt u onvoldoende aantonen welke S&O-werkzaamheden zijn uitgevoerd? Dan kan RVO een correctie-S&O-verklaring afgeven of het eerder toegekende belastingvoordeel (gedeeltelijk) terugvorderen. In sommige situaties kan bovendien een boete worden opgelegd. Meer informatie over een WBSO-controle door de RVO kan je hier vinden.

Welke onderdelen bevat een WBSO-administratie?

Afhankelijk van uw aanvraag bestaat de administratie uit maximaal drie onderdelen.

1. Projectadministratie

De projectadministratie laat zien wat u technisch heeft ontwikkeld en hoe het project is verlopen.

Hieruit moet blijken:

• welke technische problemen of knelpunten u bent tegengekomen;
• welke oplossingsrichtingen u heeft onderzocht;
• welke technische keuzes zijn gemaakt;
• hoe het project zich gedurende de ontwikkeling heeft ontwikkeld.

Geschikte documentatie is bijvoorbeeld:

• ontwerpdocumenten;
• technische tekeningen;
• berekeningen;
• testresultaten;
• meetrapporten;
• foto’s van prototypes;
• e-mails over technische beslissingen;
• vergaderverslagen;
• documentatie uit GitHub, SVN of Jira bij softwareontwikkeling.

RVO verwacht dat elk document is voorzien van een datum en dat duidelijk is wie de maker is. Daarnaast moet de administratie per project zijn ingericht en moeten ook documenten uit eerdere projectfasen bewaard blijven. De projectadministratie moet uiterlijk binnen twee maanden na afloop van ieder kalenderkwartaal zijn bijgewerkt.

2. Urenadministratie

Iedere WBSO-aanvrager moet een urenadministratie bijhouden.

Per medewerker legt u vast:

• aan welk project is gewerkt;
• hoeveel S&O-uren per dag zijn besteed;
• welke werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

• registreer uren per persoon, per project en per dag;
• voer uitsluitend uren op van medewerkers die bij uw onderneming in dienst zijn;
• registreer alleen werkzaamheden die binnen het goedgekeurde S&O-project vallen;
• zorg dat de urenadministratie aansluit op verlof- en ziekteregistraties.

RVO verlangt dat de urenadministratie steeds binnen tien werkdagen wordt bijgewerkt.

3. Kosten- en uitgavenadministratie

Heeft u bij de WBSO gekozen voor werkelijke kosten en uitgaven? Dan bent u verplicht hiervoor een aparte administratie bij te houden: de kosten- en uitgavenadministratie.

Hierin bewaart u onder andere:

• offertes;
• opdrachtbevestigingen;
• facturen;
• betaalbewijzen;
• berekeningen waaruit blijkt dat kosten direct zijn toe te rekenen aan het S&O-project.

De administratie moet actueel zijn op het moment waarop u de mededeling van de realisatie indient. De opgevoerde kosten en uitgaven moeten op dat moment ook daadwerkelijk zijn betaald.

Wanneer moet u de administratie bijhouden?

Veel ondernemers denken dat zij hun administratie achteraf kunnen reconstrueren. Dat is niet de bedoeling. Volgens de WBSO moet u de administratie gedurende het project bijhouden. Daarnaast gelden vaste bewaartermijnen:

• de volledige S&O-administratie moet zeven jaar worden bewaard;
• de projectadministratie werkt u uiterlijk binnen twee maanden na ieder kwartaal bij;
• de urenadministratie werkt u binnen tien werkdagen bij;
• de drie administraties moeten onderling consistent zijn.

Praktische tips voor een waterdichte WBSO-administratie

Een goede administratie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wel is het belangrijk om structureel vast te leggen wat er gebeurt. Praktische tips:

• richt voor ieder project een aparte digitale projectmap in;
• leg technische keuzes direct vast;
• bewaar ook afgekeurde oplossingen en tussenversies;
• registreer uren wekelijks in plaats van achteraf;
• gebruik versiebeheer zoals GitHub of SVN bij softwareontwikkeling;
• sla testresultaten, foto’s en berekeningen direct op;
• controleer regelmatig of de administratie aansluit op de oorspronkelijke WBSO-aanvraag.

Veelgestelde vragen

Is een urenregistratie verplicht voor de WBSO-subsidie?

Ja, een urenregistratie is wettelijk verplicht voor iedere WBSO-aanvrager. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) vereist dat je de gemaakte S&O-uren registreert per medewerker, per project en per dag. Daarnaast geldt er een strikte frequentie: je bent verplicht om de urenstand minimaal elke 10 werkdagen volledig bij te werken.

Hoe lang moet ik mijn WBSO-administratie bewaren?

Je bent wettelijk verplicht om de volledige S&O-administratie 7 jaar te bewaren. Deze fiscale bewaartermijn geldt voor zowel de urenregistratie, de financiële kosten- en uitgavenadministratie, als de projectadministratie (zoals ontwerpschetsen, testresultaten en Jira- of Git-logs). Zorg ervoor dat deze documenten bij een eventuele RVO-controle direct digitaal opvraagbaar zijn.

Mag de WBSO-administratie volledig digitaal worden bijgehouden?

Ja, de RVO accepteert en stimuleert een volledig digitale administratie. Je bent vrij om je eigen urenregistratiesysteem of projectsoftware te gebruiken, zolang het maar voldoende en chronologisch inzicht geeft in de aard, voortgang en omvang van de werkzaamheden. Voor softwareontwikkelaars zijn digitale systemen zoals Jira en GitHub zelfs de meest sterke en geaccepteerde bewijslast tijdens een audit .

Conclusie

Een goede WBSO-administratie is veel meer dan een urenregistratie. U moet gedurende het hele ontwikkeltraject kunnen aantonen welke technische werkzaamheden zijn uitgevoerd, welke keuzes zijn gemaakt en hoeveel tijd daaraan is besteed. Door uw projectadministratie, urenadministratie en, indien van toepassing, kostenadministratie structureel bij te houden, voorkomt u problemen bij een eventuele controle en vergroot u de kans dat uw WBSO-voordeel behouden blijft.

Wil je zeker weten hoeveel WBSO-voordeel er voor jouw bedrijf klaarligt?
Voorkom misverstanden en administratieve rompslomp. Doe onze gratis Subsidiescan en ontdek binnen enkele minuten jouw exacte subsidiemogelijkheden en hoe je dit vlekkeloos inricht.